Insertos en la rueda operativa de la modalidad homeoffice, es común perder de vista actividades muy importantes, pero no urgentes, como el respaldo de documentos. Siendo profesionales actualizados y tecnológicos, es importante que dediquemos un espacio de nuestra agenda para guardar, administrar y resguardar archivos.

Una vez que elegida la información que queremos proteger, tenemos que definir la manera en la que haremos las copias y la periodicidad con la que las realizaremos.

Por ejemplo, si deseamos realizar una copia de seguridad de toda la computadora, un backup completo utilizando un software más la combinación de respaldos periódicos de los archivos nuevos y modificados es una buena opción. Si los archivos no son tantos, o no se desea un respaldo de todo el sistema, una alternativa es copiar las carpetas esenciales en otro lugar de forma manual.

La elección del soporte dependerá de las necesidades de cada usuario. Se puede optar por discos externos, USB o el almacenamiento en la nube.

Disco Externo: Es buena idea utilizar uno exclusivamente con este propósito para evitar un desgaste innecesario. La recomendación, si elegís mantener una copia de seguridad en un dispositivo externo es que protejas el lugar donde lo guardar. No es recomendable, por ejemplo, transportar el medio de almacenamiento junto a la notebook, ya que podrías extraviar ambas cosas.

Dispositivo de almacenamiento USB: Es recomendable utilizar uno exclusivamente para respaldos.

La Nube (Internet): Posee la ventaja de facilitar el acceso a la información desde prácticamente cualquier lugar, sin embargo, es importante considerar las políticas de uso del servicio elegido y los sistemas de protección que utiliza para resguardar los datos.

Existen en la actualidad servicios sincronizados con el correo electrónico. Algunos de estos servicios tienen la ventaja importante de que permiten trabajar los archivos en forma remota al mismo tiempo que tus colaboradores.

Asimismo, hay herramientas que permiten sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red. Esto nos permite contar con un disco duro virtual de forma remota y accesible desde cualquier lugar del mundo.

Una vez elegido el soporte en el que se respaldará la información, es importante establecer la periodicidad con la que se debe realizar la copia de seguridad. Esta decisión debe adoptarse considerando la frecuencia con que se modifican, eliminan y crean archivos.

No debemos olvidar que actualmente los dispositivos móviles, como nuestro celular inteligente, almacenan también mucha información, por lo que es igualmente importante realizar copias de seguridad de estos equipos. Existe la posibilidad de respaldar manualmente estos archivos conectando el dispositivo a una computadora, pero también se pueden utilizar servicios de almacenamiento en la nube como los provistos por los sistemas operativos de nuestros teléfonos.